VERWALTUNGSVERFAHREN
Was ist eine Apostille und wofür wird sie in Österreich verwendet?
Eine Apostille ist in Österreich ein einfacher Ersatz einer Beglaubigung. Diese kann zur Anwendung kommen, wenn man bei einer Behörde ein Dokument vorlegen muss und folgende Konstellation an Bedingungen gegeben ist: Sowohl der Staat, welcher die Urkunde ausgestellt hat, als auch der Staat, der das Dokument erhalten soll, müssen dem "Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Beglaubigung" beigetreten sein. Weiterhin darf kein Land dem Beitritt des Anderen widersprochen haben. Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, müssen Dokumente zum Transfer zwischen den Staaten nicht beglaubigt werden, sondern nur apostilliert werden. Mit der Apostille wird die Echtheit des Dokuments bestätigt.
Welche Dokumente sollten apostilliert werden und welche nicht?
Welche Dokumente apostilliert werden können und sollten können sie in dieser Liste nachlesen. Für die Ausstellung selbst ist das Bundesministerium für Europa, Inegration und Äußeres zuständig. Nicht apostillieren lassen müssen Sie solche Dokumente, die nach der Verordnung EU 2016/1191 zur Vorlage innerhalb der Europäischen Union von der Apostille oder Legislation befreit wurden. Dies soll der Freizügigkeit von EU-Bürgern dienen. Dazu gehören zum Beispiel Dokumente, die Geburt, Tod, Namen, Eheschließung, Ehescheidung, Abstammung oder Adoption nachweisen sollen, sowie viele weitere. Eine Auflistung der Dokumente, die nicht apostilliert werden müssen finden Sie hier.
Wo und wie kann man die Apostille beantragen?
Eine Apostille können Sie zum Beispiel beim Landesgericht für Zivilrechtssachen in Ihrem Bundesland beantragen. Alternativ gibt es Legalisierungsbüros beim Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten oder beim Standesamt. Wichtig ist, dass die Urkunde bei dem Standesamt apostilliert werden muss, das sie ausgestellt hat.
Welche Unterlagen benötigt man dafür?
Dafür benötigen Sie in der Regel keine weiteren Unterlagen neben dem eigentlichen Dokument. Für den Antrag benötigen Sie auch kein Formular, sondern vereinbaren einfach einen Termin bei der betreffenden Behörde.
Welche Kosten kommen auf Sie zu?
Für eine Urkunde betragen die Kosten für die Apostille 14,30 Euro Bundesgebühren und 3,20 Euro Verwaltungsgebühren, also in Summe 17,50 Euro. Damit ist eine Apostille deutlich günstiger als eine diplomatische Beglaubigung, deren Kosten bei 35 Euro pro Urkunde liegen. Bezahlen können Sie dabei per Sepa-Lastschriftmandat, Online-Überweisung, per "eBezahlen", über einen Zahlschein oder über einen QR-Code.
Wie lange ist eine Apostille in Österreich gültig?
Da eine Apostille generell keine Gültigkeitsfrist hat, kann Sie immer wieder verwendet werden.
Was passiert, wenn man mehrere Dokumente apostillieren lassen will?
Wenn Sie für mehrere Dokumente eine Apostille benötigen, sollten Sie entsprechend der Anzahl an Dokumenten mehrere Termine dafür buchen. Auch der Preis erhöht sich dann entsprechend.
Was passiert, wenn das Dokument in einer anderen Sprache verfasst ist?
Da Österreich die Beglaubigung für bestimmte ausländische Staaten ausgesetzt hat, ist die Apostille für ausländische Dokumente nicht immer möglich. Dann muss der Ausstellerstaat die Apostille erstellen. Welche Länder das betrifft, können Sie hier nachlesen. Wenn Österreich die Apostille dennoch ausstellen kann, ist aber in der Regel eine Übersetzung erforderlich, bevor die Apostille erfolgen kann. Dazu können Sie sich aber im Vorhinein beim Landesgericht, dem Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten oder dem Standesamt erkundigen.
Dieses Verwaltungsverfahren ist in anderen Ländern üblich: